Als Gründer kennst du das: Während du eigentlich an deinem Business wachsen solltest, verbringst du Stunden mit manuellen Prozessen. Rechnungen schreiben, Leads erfassen, Reports erstellen – alles wichtige Aufgaben, aber sie fressen Zeit, die du besser in Strategie oder Kundenakquise investieren könntest. Die Lösung? Automatisierung mit Tools wie Zapier und Make (ehemals Integromat).
Warum Automatisierung für Gründer ein Game-Changer ist
Stell dir vor, du könntest:
- Rechnungen automatisch generieren und versenden, sobald ein Deal abgeschlossen ist
- Neue Leads aus Formularen direkt in dein CRM übertragen – ohne Copy-Paste
- Wöchentliche Reports erstellen, die sich selbst aktualisieren und an dein Team senden
- Daten zwischen Tools synchronisieren, ohne eine Zeile Code zu schreiben
Das ist keine Zukunftsmusik, sondern mit den richtigen Workflows heute schon möglich. Laut einer Studie von McKinsey können bis zu 45% aller beruflichen Tätigkeiten automatisiert werden – und als Gründer solltest du diese Chance nutzen, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: dein Business.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit Zapier und Make typische Backoffice-Prozesse automatisierst. Du lernst:
- Welches Tool für welchen Anwendungsfall besser geeignet ist
- Konkrete Workflows für Rechnungen, Leads und Reporting
- Praktische Tipps, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern
- Wie du mit minimalem Aufwand maximale Zeitersparnis erreichst
Zapier vs. Make: Welches Tool passt zu dir?
Beide Tools ermöglichen die Automatisierung von Workflows zwischen verschiedenen Apps – aber sie haben unterschiedliche Stärken:
Zapier: Der Allrounder für einfache Workflows
- Vorteile: Benutzerfreundlich, große App-Auswahl (über 3.000 Integrationen), schnelle Einrichtung
- Nachteile: Höhere Kosten bei vielen Automatisierungen, weniger flexibel für komplexe Logik
- Ideal für: Gründer, die schnell einfache Workflows umsetzen wollen (z. B. „Wenn neue E-Mail in Gmail, dann erstelle Task in Trello“)
Make (ehemals Integromat): Der Profi für komplexe Szenarien
- Vorteile: Visuelle Workflow-Erstellung, komplexe Bedingungen und Schleifen möglich, günstiger bei vielen Operationen
- Nachteile: Steilere Lernkurve, kleinere App-Auswahl (ca. 1.000 Integrationen)
- Ideal für: Gründer mit spezifischen Anforderungen oder vielen Datenverarbeitungen (z. B. „Wenn neue Bestellung in Shopify, dann prüfe Lagerbestand, erstelle Rechnung in Lexoffice und sende Benachrichtigung an Slack“)
Tipp: Starte mit Zapier, wenn du einfache Workflows brauchst. Wechsle zu Make, wenn du komplexere Logik oder viele Daten verarbeiten musst. Beide Tools bieten kostenlose Tarife, mit denen du erste Automatisierungen testen kannst.
Workflow 1: Automatisierte Rechnungsstellung – Nie wieder manuell Rechnungen schreiben
Rechnungen schreiben ist einer der zeitaufwendigsten Backoffice-Prozesse – und gleichzeitig einer der wichtigsten. Mit diesen Workflows sparst du dir die manuelle Arbeit:
Beispiel 1: Rechnung aus Deal in Pipedrive erstellen (Zapier)
- Trigger: „New Deal“ in Pipedrive (Status „Gewonnen“)
- Aktion 1: „Find Contact“ in Pipedrive (Kontaktdaten des Kunden abrufen)
- Aktion 2: „Create Invoice“ in Lexoffice oder SevDesk (Rechnung mit Kundendaten und Deal-Informationen erstellen)
- Aktion 3: „Send Email“ (Rechnung als PDF-Anhang an den Kunden senden)
Zeitersparnis: Bis zu 15 Minuten pro Rechnung – bei 20 Rechnungen im Monat sind das 5 Stunden!
Beispiel 2: Rechnung aus Shopify-Bestellung generieren (Make)
- Trigger: „New Order“ in Shopify
- Filter: Prüfen, ob die Bestellung bezahlt wurde
- Aktion 1: „Create Invoice“ in Datev oder FastBill (Rechnung mit Bestelldaten erstellen)
- Aktion 2: „Upload File“ in Google Drive (Rechnung als PDF speichern)
- Aktion 3: „Send Slack Message“ (Benachrichtigung an dein Team senden)
Checkliste für deine Rechnungsautomatisierung:
- Wähle ein Rechnungsprogramm mit guter API (z. B. Lexoffice, SevDesk, FastBill, Datev)
- Definiere klare Regeln, wann eine Rechnung erstellt werden soll (z. B. nur bei bezahlten Bestellungen)
- Teste den Workflow mit einer Testrechnung, bevor du ihn live schaltest
- Richte eine Fehlerbenachrichtigung ein (z. B. per E-Mail oder Slack), falls etwas schiefgeht
- Dokumentiere den Workflow, damit du oder dein Team ihn später anpassen können
Workflow 2: Leads automatisch erfassen und qualifizieren – Kein Lead geht mehr verloren
Jeder verlorene Lead ist ein verlorenes Geschäft. Mit diesen Workflows stellst du sicher, dass alle Leads erfasst, qualifiziert und an die richtige Stelle weitergeleitet werden:
Beispiel 1: Leads aus Website-Formular in CRM übertragen (Zapier)
- Trigger: „New Form Submission“ in Typeform, Jotform oder WordPress
- Aktion 1: „Create Lead“ in HubSpot, Pipedrive oder Salesforce
- Aktion 2: „Send Slack Message“ (Benachrichtigung an dein Vertriebsteam)
- Aktion 3: „Add Row“ in Google Sheets (für Backup oder weitere Verarbeitung)
Beispiel 2: Leads qualifizieren und priorisieren (Make)
- Trigger: „New Lead“ in HubSpot
- Filter: Prüfen, ob der Lead bestimmte Kriterien erfüllt (z. B. Unternehmensgröße, Budget)
- Aktion 1: „Update Lead“ in HubSpot (mit Tag „hohe Priorität“ oder „niedrige Priorität“)
- Aktion 2: „Create Task“ in ClickUp oder Asana (für Follow-up)
- Aktion 3: „Send Email“ (automatisierte Antwort an den Lead, z. B. „Danke für deine Anfrage, wir melden uns in 24 Stunden“)
Praxistipp: Nutze Lead-Scoring, um Leads automatisch zu priorisieren. Beispiel:
- +10 Punkte: Lead kommt von einer bestimmten Website (z. B. LinkedIn)
- +5 Punkte: Lead hat eine bestimmte Position (z. B. „Geschäftsführer“)
- -5 Punkte: Lead hat kein Budget angegeben
Leads mit mehr als 15 Punkten werden automatisch als „hohe Priorität“ markiert und deinem Vertriebsteam zugewiesen.
Workflow 3: Automatisiertes Reporting – Immer den Überblick behalten
Als Gründer musst du ständig Entscheidungen treffen – und dafür brauchst du aktuelle Daten. Mit automatisierten Reports sparst du dir das manuelle Zusammenkratzen von Zahlen:
Beispiel 1: Wöchentlicher Umsatzreport (Zapier)
- Trigger: „Schedule by Zapier“ (jeden Montag um 9 Uhr)
- Aktion 1: „Get Data“ in Stripe oder PayPal (Umsätze der letzten Woche abrufen)
- Aktion 2: „Create Spreadsheet Row“ in Google Sheets (Daten eintragen)
- Aktion 3: „Send Email“ (Report als PDF-Anhang an dich und dein Team senden)
Beispiel 2: Monatlicher KPI-Report mit Make
- Trigger: „Schedule“ (am ersten jedes Monats)
- Aktion 1: „Get Data“ in Google Analytics (Website-Traffic)
- Aktion 2: „Get Data“ in HubSpot (Leads und Deals)
- Aktion 3: „Get Data“ in Stripe (Umsätze)
- Aktion 4: „Create PDF“ mit PDF.co oder DocRaptor (Report generieren)
- Aktion 5: „Send Email“ (Report an dein Team senden)
Tools für automatisierte Reports:
- Google Data Studio: Verbinde verschiedene Datenquellen und erstelle interaktive Dashboards
- DashThis: Automatisierte Marketing-Reports für SEO, Social Media und PPC
- Geckoboard: Echtzeit-Dashboards für KPIs, die du an einem Bildschirm im Büro anzeigen kannst
Tipp: Nutze bedingte Formatierung in deinen Reports, um wichtige Kennzahlen hervorzuheben. Beispiel:
- Umsatz > 10.000 €: grün
- Umsatz < 5.000 €: rot
5 häufige Fehler bei der Automatisierung – und wie du sie vermeidest
Automatisierung kann dein Backoffice enorm entlasten – aber nur, wenn du es richtig machst. Diese Fehler solltest du vermeiden:
1. Zu komplexe Workflows bauen
Problem: Du versuchst, alles auf einmal zu automatisieren, und endest mit einem unübersichtlichen Workflow, der ständig Fehler wirft.
Lösung: Starte mit kleinen, einfachen Workflows und baue sie schrittweise aus. Beispiel:
- Schritt 1: Rechnung erstellen
- Schritt 2: Rechnung per E-Mail versenden
- Schritt 3: Zahlungseingang prüfen
2. Keine Fehlerbehandlung einbauen
Problem: Wenn ein Schritt fehlschlägt, bricht der gesamte Workflow ab – und du bemerkst es vielleicht erst Tage später.
Lösung: Richte Fehlerbenachrichtigungen ein. Beispiel:
- „Wenn Workflow fehlschlägt, sende E-Mail an mich“
- „Wenn Rechnung nicht erstellt werden kann, erstelle Task in Asana“
3. Daten nicht validieren
Problem: Dein Workflow übernimmt Daten 1:1 aus einer Quelle – auch wenn sie fehlerhaft sind (z. B. falsches Format, fehlende Felder).
Lösung: Baue Datenvalidierung ein. Beispiel:
- Prüfe, ob die E-Mail-Adresse ein @-Zeichen enthält
- Prüfe, ob das Rechnungsdatum in der Zukunft liegt
4. Workflows nicht dokumentieren
Problem: Nach ein paar Monaten weiß niemand mehr, wie der Workflow funktioniert – und Änderungen sind riskant.
Lösung: Dokumentiere jeden Workflow in einem Notion-Dokument, Google Doc oder Confluence. Notiere:
- Zweck des Workflows
- Verwendete Apps und Trigger
- Schritte und Logik
- Fehlerbehandlung
- Ansprechpartner für Fragen
5. Automatisierung als Selbstzweck sehen
Problem: Du automatisierst Prozesse, die eigentlich gar nicht automatisiert werden müssen – und verschwendest Zeit.
Lösung: Frage dich vor jeder Automatisierung:
- Wie oft wird dieser Prozess durchgeführt? (Mindestens 1x pro Woche)
- Wie viel Zeit spare ich damit?
- Ist der manuelle Prozess fehleranfällig?
Automatisiere nur, was sich wirklich lohnt!
Fazit: Automatisierung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit
Als Gründer hast du keine Zeit für manuelle Backoffice-Prozesse. Mit Tools wie Zapier und Make kannst du Rechnungen, Leads und Reports automatisieren – und so wertvolle Stunden pro Woche sparen. Die Investition in Automatisierung zahlt sich schnell aus:
- Mehr Zeit für strategische Aufgaben
- Weniger Fehler durch manuelle Eingaben
- Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen
- Bessere Daten für fundierte Entscheidungen
Dein nächster Schritt:
- Identifiziere einen manuellen Prozess, der dich am meisten Zeit kostet (z. B. Rechnungen schreiben, Leads erfassen).
- Wähle das passende Tool (Zapier für einfache, Make für komplexe Workflows).
- Baue einen ersten Workflow und teste ihn gründlich.
- Dokumentiere den Workflow und optimiere ihn schrittweise.
- Erweitere die Automatisierung auf weitere Prozesse.
Automatisierung ist kein Hexenwerk – aber sie erfordert etwas Planung und Geduld. Starte klein, lerne aus Fehlern und baue dein automatisiertes Backoffice Schritt für Schritt auf. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken!
Welchen Prozess würdest du als Erstes automatisieren? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren!